home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software Vault: The Diamond Collection / The Diamond Collection (Software Vault)(Digital Impact).ISO / cdr02 / fwsb30z4.zip / 21.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-02-08  |  23KB  |  569 lines
  1.  
  2.                           Consolidation Mode
  3.                           ==================
  4.  
  5.  
  6. Modifications
  7. =============
  8.  
  9. Before we get into consolidations, some important modifications
  10. have been made. These changes were made to better support our
  11. consolidation mode.
  12.  
  13. 1)  An important change has been made to REPORT MODE files.
  14.     Previously, the three available options were initially set to
  15.     YES. These options will now be initially set to NO whenever you
  16.     create or load a report file or consolidation file. This will
  17.     insure that previously created financial information will not
  18.     be modified until you elect to modify.
  19.  
  20.     This message will appear on the screen the first time you
  21.     attempt to recalculate your newly created or previously saved
  22.     file. Of course, you may change any of these powerful options.
  23.     This is meant as a safety feature.
  24.  
  25. 2)  The menu feature "CopyFilDsk", when used from CONSOLIDATION MODE,
  26.     will copy both the .CNS and the related .CFL file to your floppy
  27.     disk.
  28.  
  29.  
  30.  
  31. DEFINITIONS
  32. ===========
  33.  
  34.   BUDGET  MODE
  35.   ------------
  36.       Financial Wonder's spreadsheets can operate three different
  37.       ways, called modes. The BUDGET MODE is the standard
  38.       mode of operation. Budgets are produced by using either a
  39.       previously saved (.WDR) file, or by requesting a new file.
  40.  
  41.       New files have a standard set of over 250 financial accounts,
  42.       all pre-programmed. The most basic set of formula methods
  43.       are used. New sub-accounts may then be created and changes
  44.       may be made to formula methods. Opening balances and
  45.       forecast amounts or percentages may now be entered.
  46.  
  47.       Previously created (.WDR) files may be loaded, modified, and
  48.       then saved under the same, or a different name. This allows
  49.       you to re-use previously created files. Features also allow you
  50.       to erase the amounts, seasonality chart, and formula methods
  51.       allowing you to create templates from previously saved files.
  52.  
  53.       Data is entered in a combination of monthly/quarterly/annual
  54.       forecast periods. FW spreads your assumptions to create
  55.       monthly sets of financials. For example, you might forecast
  56.       each financial account for the next three years as three
  57.       annual amounts or percentages. FW will create 36 complete
  58.       sets of monthly forecasts for you. FW will also summarize the
  59.       monthly amounts in the same period size as you selected. In
  60.       this example, FW would display annual results, along with the
  61.       individual monthly results.
  62.  
  63.  
  64.   REPORT  MODE
  65.   ------------
  66.       REPORT MODE takes the BUDGET MODE one step
  67.       further. Instead of working with formula methods, this mode
  68.       allows you to work with the monthly results created in the
  69.       BUDGET MODE.
  70.  
  71.       Simply load your BUDGET MODE file into the REPORT
  72.       MODE, using the menu option "Create Report File from
  73.       Saved Budget". THAT'S IT!
  74.  
  75.       Your use of spreadsheets is now reversed. Whereas you made
  76.       use of formula methods and data entry periods in the
  77.       BUDGET MODE, you no longer need formula methods.
  78.       Modifications may be made to the monthly results, previously
  79.       calculated in the BUDGET MODE. New sub-accounts may
  80.       also be created, and of course you may recalculate your file
  81.       to update cash flow, interest on cash flow, and taxation.
  82.  
  83.       The REPORT MODE also acts as a report writer. For
  84.       example, in the BUDGET MODE you may have created your
  85.       forecast by entering data into three annual periods. Within
  86.       the BUDGET MODE, your results would be displayed in
  87.       both annual and monthly spreadsheets. However, let's say that
  88.       you would like to display your results quarterly. Once you
  89.       enter the REPORT MODE, you may now summarize your
  90.       monthly results in any fashion. In our example, quarterly for
  91.       three years amounts to 12 periods.
  92.  
  93.       REPORT MODE files cannot be turned-back into BUDGET
  94.       MODE files.
  95.  
  96.       Financial accounts may not be "marked for deletion" in the
  97.       REPORT MODE. However, new sub-accounts may be
  98.       inserted, or deleted.
  99.  
  100.       A thorough discussion of the REPORT MODE is contained
  101.       in chapter 34.
  102.  
  103.  
  104.   .SET FILE
  105.   ---------
  106.       Before FW can perform its consolidation magic, the user must
  107.       create a SETUP file. This file simply lists the files to be
  108.       consolidated. There are several options for each file to be
  109.       combined.
  110.  
  111.  
  112.   .CFL FILE
  113.   ---------
  114.       After creating the .SET file, a consolidation can be created.
  115.       Under the "LOAD FILE" menu selection, select the option to
  116.       create a consolidation. Then select your .SET file from the
  117.       listing provided. FW will store the monthly results from each
  118.       file selected into a .CFL file using the same name as the .SET
  119.       file (example AllFiles.SET and AllFiles.CFL). In this example,
  120.       the resulting consolidated file will be named AllFiles.CNS.
  121.       You may change the name of your .CNS file when you save
  122.       it, however, DO NOT change the name of the .CFL file. The
  123.       .CNS file will forever retain the detail file's name
  124.       [AllFiles.CFL]. 
  125.       (When we refer to changing the name of the file, we mean
  126.       the first eight characters of the file name up to the period.)
  127.  
  128.  
  129.   CONSOLIDATION  MODE
  130.   -------------------
  131.       The CONSOLIDATION MODE (.CNS files) is exactly the
  132.       same as the REPORT MODE, with only a few exceptions.
  133.  
  134.         1)  Instead of turning one BUDGET MODE file into a
  135.             REPORT MODE file, many BUDGET, REPORT and
  136.             CONSOLIDATION files are combined into one
  137.             CONSOLIDATION MODE file.
  138.  
  139.         2)  Percentage of file, currency rate adjustment, and format
  140.             (# of $000) adjustment may be performed on each file
  141.             to be combined.
  142.  
  143.         3)  Consolidating details from each file are maintained in
  144.             a separate .CFL file [on the hard drive]. This detail may
  145.             be displayed on-line, printed, or converted into a Lotus
  146.             1-2-3 readable file.
  147.  
  148.       CONSOLIDATION MODE files cannot be turned-back into
  149.       BUDGET MODE files.
  150.  
  151.       Financial accounts may not be "marked for deletion" in the
  152.       CONSOLIDATION MODE. However, new sub-accounts may
  153.       be inserted, or deleted.
  154.  
  155.  
  156.   CONSOLIDATED REPORTING
  157.   ----------------------
  158.       Consolidated reports consist of printouts, reports, and
  159.       conversion to Lotus 1-2-3. These reports will show one total
  160.       for each account.
  161.  
  162.  
  163.   CONSOLIDATING OR DETAILED REPORTING
  164.   -----------------------------------
  165.       Consolidating reports consist of printouts and conversion to
  166.       Lotus 1-2-3. These reports will all display the account
  167.       number, account description [underlined], and the account
  168.       total [underlined], followed by the individual amounts from
  169.       each file plus any adjusting amount.
  170.  
  171.       EXAMPLE:
  172.       --------
  173.       Consolidated acct #100000, Cash, has a balance of $5000 (for
  174.       the first month):
  175.  
  176.           File #1 contributed $400.
  177.           File #2 contributed $0.
  178.           File #3 contributed $1000.
  179.           The difference of $3600 was an elimination entry made to
  180.           the consolidated file.
  181.  
  182.       The printout will look as follows:
  183.           Acct #       Account Description     1/1991
  184.           ------       -------------------     ------
  185.  
  186.           100000       Cash                    $5000
  187.                        ----                    -----
  188.                        ELIMINATIONS             3600
  189.                        File #1                   400
  190.                        File #3                  1000
  191.  
  192.       File #2 will not be shown printed or converted to 1-2-3, since
  193.       that file provided no dollar amounts [for any period in the
  194.       three year forecast]. The title "ELIMINATIONS" is
  195.       consistently used by the program, however, like the title "File
  196.       #2", it will only be printed if adjustments have been made.
  197.       The titles "File #1, File #2, and File #3" were selected by the
  198.       user. Company names, or other descriptions may be used. FW
  199.       uses the descriptions contained in the ".SET" file.
  200.  
  201.  
  202.  
  203. CONSOLIDATION MODE
  204. ==================
  205.  
  206. This MODE provides the following benefits:
  207.  
  208. 1)  Consolidations is a fairly simple process. One SETUP screen
  209.     is all that is needed.
  210.  
  211. 2)  CONSOLIDATE of up to 100 files at a time. Different account
  212.     structures may exist in the various files. NO template or other
  213.     arrangement of the financial accounts by the user will be
  214.     necessary. FW will review all the financial account structures,
  215.     and perform all sorting, for you.
  216.  
  217. 3)  BUDGET MODE (.WDR), REPORT MODE (.RPT), and CONSOLIDATION MODE
  218.     (.CNS) may be consolidated.
  219.  
  220.     Since .CNS files may be consolidated, multi-level consolidations
  221.     may be created. However, detailed reports will handle the .CNS
  222.     file [to be consolidated] as one file, and will not [at this time]
  223.     display the details that went into its creation.
  224.  
  225.     Multi-level consolidations allow for the consolidation of an
  226.     unlimited number of files.
  227.  
  228. 4)  Full consolidating details of the monthly results of each file
  229.     consolidated will be preserved in a consolidating file (.CFL).
  230.  
  231. 5)  Eliminations [elimination entries] may be made to the
  232.     consolidated file, or a separate elimination file may be made
  233.     as a .WDR or .RPT file.
  234.  
  235. 6)  New sub-accounts may be added to the consolidated file.
  236.  
  237. 7)  Consolidating detail for any account may be viewed on-line,
  238.     at any time. FW will quickly sort through the corresponding
  239.     .CFL, and will display all monthly amounts for that account
  240.     for each of the [up to] 100 files combined, in a scrolling
  241.     spreadsheet. Details may also be arranged according to your
  242.     current Data Entry setup of months/quarters/years. Adjustments
  243.     made to the consolidated file will be shown as "eliminations"
  244.     on the spreadsheet.
  245.  
  246. 8)  Detailed printouts and Lotus 1-2-3 files may be produced.
  247.  
  248. 9)  CONSOLIDATION MODE files will be fully-functional. They will
  249.     operate similar to REPORT MODE files, only with the added power
  250.     to read details out of the .CFL file.
  251.  
  252. 10) Multiple CONSOLIDATION MODE files may be created from just one
  253.     .CFL file. This allows you to create and save various scenarios,
  254.     all originating from one .CFL file.
  255.  
  256.  
  257.  
  258. CREATING CONSOLIDATED FILES
  259. ===========================
  260.  
  261. The following steps must be followed to create a consolidated file.
  262.  
  263. 1)  All .WDR, .RPT and .CNS files should have been
  264.     recalculated after final changes have been made.
  265.  
  266.     FW uses the last saved monthly calculations from each file.
  267.  
  268. 2)  Create and save your SETUP file (explained below).
  269.  
  270. 3)  Select the menu option "LOAD FILE", and choose "Create
  271.     Consolidation File From Setup".
  272.  
  273.     FW will first verify that all files to be consolidated, exist in
  274.     your \WONDER\DATA directory.
  275.  
  276.     FW will create the .CFL file (consolidating file containing the
  277.     monthly details from each financial account for each file).
  278.  
  279.     FW will then sort all accounts, combine all amounts, and
  280.     leave the user with a .CNS consolidated file.
  281.  
  282.     On a 20mhz computer, FW will need about 30 seconds (to
  283.     update the .CFL file) per file being combined, plus an
  284.     additional 20-30 seconds for sorting.
  285.  
  286.     WARNING
  287.     -------
  288.       FW will not know how many financial accounts a particular
  289.       consolidation will produce, until it finishes its sort. It is
  290.       possible that the completed .CNS file will be too large to fit
  291.       in available memory. If the file is too large, FW will have no
  292.       choice but to exit the program. As only one file can exist in
  293.       FW at a time, this may be inconvenient, but should not cause
  294.       any damage. As a rule of thumb, FW needs about 490 bytes
  295.       of memory for each financial account.
  296.  
  297.       At this time, FW DOES NOT review your available hard
  298.       drive space to determine if adequate space is available to
  299.       hold the consolidating file (.CFL). Expect the size of your
  300.       .CFL file to be at least 55K times the number of files to be
  301.       combined.
  302.  
  303.       Duplicate numbered accounts (several files containing the
  304.       same numbered account or sub-account), such as the use of
  305.       a cash account #100001, will only have the memory
  306.       requirements of one account. With available space on your
  307.       hard drive, and memory to handle the total number of
  308.       distinct accounts, you could create a 100 file consolidation.
  309.       Expect your .CFL to be at least 55K in size times the number
  310.       of files to be combined. A 100 file consolidation would have
  311.       a .CFL file at least 5.5mb in size, and contain over 1,100,000
  312.       financial numbers. Adding 200 to 300 new sub-accounts to
  313.       each file would increase the file's size to over 10mb and over
  314.       2,000,000 financial calculations. Amazing that all this can be
  315.       accomplished on an XT or 286 machine.
  316.  
  317. 4)  You should now save your .CNS file under the current, or a
  318.     new name. IF YOU DO NOT SAVE YOUR FILE, YOU MUST RE-RUN STEP #3.
  319.     ONLY A .CNS FILE CAN MAKE USE OF A .CFL FILE.
  320.  
  321.  
  322.  
  323. CREATING THE SETUP FILE
  324. =======================
  325. Before FW can perform its consolidation magic, the user must
  326. create a SETUP file. SETUP files are stored as .SET files (all file
  327. names will have an extension of .SET). They may be modified at
  328. any time.
  329.  
  330. Standard spreadsheet commands operate. The entire width of the
  331. spreadsheet is displayed, so there is no need to scroll to the right.
  332. Down, Up, PageDown, PageUp, Home, and End allow you to
  333. move up and down the spreadsheet.
  334.  
  335.     Company Number
  336.     --------------
  337.       FW can consolidate up to 100 files. The file number is
  338.       displayed on the far left.
  339.  
  340.       Files includes:
  341.       1)  Any previously saved file (.WDR, .RPT, and .CNS).
  342.       2)  The same file may be combined more than once.
  343.  
  344.       Files may be listed in any order. For example, FW can easily
  345.       combine files numbered 1,3,5 and 7. They do not have to be
  346.       listed in numerical order as 1,2,3 and 4.
  347.  
  348.  
  349.     Company Name
  350.     ------------
  351.       Each file will have a company or file name. This name will
  352.       appear on each detailed report. These names may be the
  353.       file's company name, or any other description you choose.
  354.              The company name may also be changed at any time after
  355.       the consolidation is calculated.
  356.  
  357.  
  358.     File Name / File Type
  359.     ---------------------
  360.       MS-DOS file names may be up to eight characters long,
  361.       followed by a period and a three character file name
  362.       extension.
  363.  
  364.       Enter the eight character file name under the column titled
  365.       "File Name".
  366.  
  367.       Next, select your three character file name extension by
  368.       selecting #1, #2 or #3 under the column titled "Type".
  369.  
  370.           #1 signifies .WDR files (BUDGET MODE files)
  371.           #2 signifies .RPT files (REPORT MODE files)
  372.           #3 signifies .CNS files (CONSOLIDATION MODE files)
  373.  
  374.       As you change your selection (1,2 or 3), the file name
  375.       extension, displayed to the left of the column "Type" will
  376.       display your selection as .WDR, .RPT or .CNS.
  377.  
  378.       Because FW can consolidate .CNS files, you may consolidate
  379.       an unlimited number of files.
  380.  
  381.       Example:
  382.       --------
  383.         You can create 100 SETUP files, each consolidating 100
  384.         files. The 100 SETUP files will create 100 .CNS files. These
  385.         100 .CNS could then be combined to produce one final
  386.         .CNS file. This one .CNS file would represent the
  387.         consolidation of 10,000 individual files (100 SETUP's of 100
  388.         files each). In this way multi-level consolidations may be
  389.         produced, with an unlimited number of levels.
  390.  
  391.       .CNS files that are consolidated (included as a file in a
  392.       SETUP) are considered one file. The details that went into
  393.       creating that first .CNS file are not carried into the second
  394.       SETUP file. In the above example, the second SETUP file
  395.       will contain detail from the 100 .CNS files combined, not the
  396.       10,000 files. Of course, you could load each of the 100 .CNS
  397.       files to obtain further details.
  398.  
  399.  
  400.     $
  401.    ---
  402.       The "$" column asks whether the file should be adjusted for
  403.       $ Units.
  404.  
  405.       In the menu selection "Information for Setup", completed for
  406.       each .WDR, .RPT or .CNS file, the "$ Unit" requested that
  407.       you signify if amounts were represented in $, $1000 or
  408.       $1,000,000. Printouts noted that amounts were rounded to the
  409.       nearest $1000 or $1,000,000.
  410.  
  411.       By your selecting "Y" for Yes, FW will adjust these files, using
  412.       the $ Unit selections of each .WDR, .RPT or .CNS file, into
  413.       a new common $ Unit format.
  414.  
  415.       Example:
  416.       --------
  417.         If you select the new common $ Unit format to be $, and
  418.         a .WDR file used amounts in $1000, all amounts in that
  419.         file will be multiplied by 1000 for the consolidation.
  420.  
  421.       Upon the completion of changes to your SETUP file, FW will
  422.       review your file for any "Y"'s. If any exist, you will be
  423.       prompted for a new common $ Unit format.
  424.  
  425.  
  426.     Level
  427.     -----
  428.       This is for display only. It reminds you that the first file is
  429.       considered the top consolidation file, followed by the 1st
  430.       subsidiary file, 2nd subsidiary file, etc.
  431.  
  432.       FW combines accounts by account number, not account
  433.       descriptions. The order of your files, from "Top" to last "Sub"
  434.       is significant for account descriptions, and the order of files
  435.       for detailed reports. Account descriptions will be stored from
  436.       the first file to contain that account number. Therefore, most
  437.       of your combined file's account descriptions will be produced
  438.       by your first, or "Top", file.
  439.  
  440.  
  441.     S
  442.    ---
  443.       "S" in this column stands for setup. By setup, we are referring
  444.       to a file's color selections, "Information for Setup", ratio
  445.       analysis ranges, etc.
  446.  
  447.       The setup may only come from one file, and one file must be
  448.       selected. This file may be a .WDR, .RPT or .CNS file.
  449.  
  450.  
  451.     Percent Consolidate
  452.     -------------------
  453.       Although you will generally consolidate 100 percent of the file,
  454.       there may be times where you wish to consolidate less than
  455.       100 percent. For example, you may wish to consolidate your
  456.       ownership percentage, instead of recording 100 percent ownership,
  457.       less a minority interest offset.
  458.  
  459.       100 percent will record all file $ amounts without adjustment.
  460.  
  461.  
  462.  
  463.     $ Rate
  464.     ------
  465.       A different monetary conversion rate may be selected for
  466.       each file.
  467.  
  468.       Each $ amount will be multiplied by your file's rate. A rate of
  469.       1.0 will have no effect. A rate of .80, times a $100 amount,
  470.       would be recorded as $80.
  471.  
  472.  
  473.     Percent NOL's
  474.     -------------
  475.       This will combine the NOL (Net Operating Loss) from your
  476.       files. FW uses the amount in the menu selection "Information
  477.       for Setup", completed for each .WDR, .RPT or .CNS file.
  478.       NOL amounts are used for the calculation of tax expense.
  479.  
  480. When you have finished creating a new .SET file or modifying an
  481. existing .SET file, you may SAVE your file under the same file
  482. name or a new file name, or you may ESCAPE without saving
  483. your changes.
  484.  
  485.  
  486.  
  487. Features Available to a .CNS File
  488. =================================
  489.  
  490. All features available to a REPORT MODE file are available to
  491. a CONSOLIDATION MODE file.
  492. Instead of making journal entries to record elimination entries,
  493. you will change amounts directly on the screen.
  494.  
  495. A few other features are also available.
  496.  
  497.     On-Line Details
  498.     ---------------
  499.       From your MONTHLY CALC screen press CTRL-F7 (hold
  500.       down the CTRL key and then press the F7 key). FW will load
  501.       the .CNS file's .SET file, read the .SET file, and then load all
  502.       of the monthly detail related to the financial account of the
  503.       current row (the row where the cursor, or cell_block, resides).
  504.       This information has been previously stored in your .CFL file.
  505.  
  506.       A spreadsheet will appear that contains all the monthly
  507.       details for the entire 36 month forecast [plus the opening
  508.       balance sheet], for all 100 files consolidated. Changes made
  509.       to the spreadsheet will appear on the top row, and will be
  510.       labeled "ELIMINATIONS".
  511.  
  512.       From this spreadsheet you may press CTRL-F7 again. This
  513.       will now display your monthly detail summarized by
  514.       month/quarter/year, according to your current data entry
  515.       setup.
  516.  
  517.       Pressing the ESC key twice will lead you right back to your
  518.       MONTHLY CALC spreadsheet; right where you left.
  519.  
  520.       A similar spreadsheet may also be obtained from your CALC
  521.       screens. Your first screen will be displayed summarized.
  522.       Pressing CTRL-F7 a second time will display the monthly
  523.       details.
  524.  
  525.       NOTE:
  526.       -----
  527.         Most ratio accounts may not be displayed summarized by
  528.         month/quarter/year, as this information cannot be readily
  529.         obtained or summarized from the .CFL file.
  530.  
  531.         Accounts numbered 300000 to 313000, shares of stock and
  532.         discount rates, will not show an elimination amount, as
  533.         elimination amounts have no importance to these financial
  534.         accounts.
  535.  
  536.  
  537.     Printing Details / Lotus 1-2-3 Details
  538.     --------------------------------------
  539.       FW can print detailed printouts and detailed Lotus 1-2-3 files.
  540.       Files which may be printed as detailed, are noted on the
  541.       selection screens. All detailed reporting will display account
  542.       numbers, account descriptions [underlined], consolidated
  543.       totals [underlined], and all details.
  544.  
  545.       Because FW must review the .CFL file to build the details for
  546.       each financial account, these printouts and 1-2-3 files will take
  547.       longer to create than non-detailed reporting.
  548.  
  549.  
  550.       See "CONSOLIDATING OR DETAILED REPORTING"
  551.       under definitions above, for further details.
  552.  
  553.       EXAMPLE:
  554.       --------
  555.         The cash statement converted to a 1-2-3 file for a three file
  556.         consolidation, will have a file size of about 500K and include
  557.         40,000 cells. Lotus Release 3 memory needs will be about
  558.         80 percent, or 400K. Calculation time on a 20mhz machine will be
  559.         about 1.5 minutes. The balance sheet and income statement
  560.         will be smaller, as there are fewer accounts.
  561.  
  562.       If you plan on consolidating a number of files, and need to
  563.       create detailed reports in Lotus format, you may need to
  564.       consider using spreadsheet programs such as Lotus Release
  565.       3, Excel, and Quattro Pro, which can handle large files.
  566.       Additionally, your hard drive should have adequate storage
  567.       capacity available.
  568.  
  569.